Horenso là gì? Bí quyết làm việc nhóm hiệu quả của người Nhật

1. Quy tắc HORENSO

HORENSO là quy tắc làm việc quan trọng của người Nhật được viết tắt của:

- HOKOKU: Báo cáo

- RENRAKU: Liên lạc

- SODAN: Thảo luận

Trong đó, HOKOKU có nghĩa là thường xuyên báo cáo với cấp trên về tiến độ công việc, những sự cố phát sinh hay những vấn đề đã được hoàn tất. RENRAKU là luôn cập nhật đầy đủ thông tin cho các bộ phận liên quan tránh trường hợp phát sinh. Còn SODAN chính là sự bàn bạc, thảo luận với mọi người khi có sự cố hoặc gặp vấn đề khó để tất cả cùng đưa ra hướng giải quyết tốt nhất

2. Áp dụng quy tắc HORENSO trong giải quyết công việc.

Để làm việc hiệu quả nhất chúng ta cần biết vận dụng tốt nhất quy tắc Horenso trong các công việc hàng ngày như:
- 報告(hokoku): báo cáo

Đây là việc báo cáo lại kết quả các công việc cho cấp trên, bao gồm: kết quả công việc, các vấn đề găp phải.

Thông báo dựa trên kết quả thu được, báo cáo cần ngắn gọn, xúc tích

Không được bỏ qua các báo cáo giữa

- 連絡(rennraku): liên lạc

Chính là việc thông báo cho những người liên quan khi có các vấn đề. Như thông báo cho cấp trên, thông báo cho những người cùng team, những người có liên quan.

Cùng chia sẻ thông tin 

Không thêm thắt hoặc thay đổi thông tin

- 相談(soudan): bàn bạc.

Khi có một vấn đề xảy ra cần bàn bac với người cấp trên hoặc là các trưởng nhóm để đưa ra giải pháp.

Nếu chưa hiểu rõ vấn đề nên bàn luận trao đổi, dù vấn đề đấy còn khá nhỏ.

Sau khi thống nhất, kết quả cuối cùng phải được truyền đạt đến những người liên quan

3. Luyện tập quy tắc HORENSO, hãy thử suy nghĩ về tình huống sau đây.

Để hiểu rõ hơn về HORENSO, hãy thử suy nghĩ về tình huống sau đây.

- Tình huống

Vì gia đình có việc quan trọng nên bạn không đi làm được

- Cách giải quyết

Khi thấy mình sẽ không đi làm được bạn cần "Liên lạc – RENRAKU” với cấp trên xin phép nghỉ và trình bày lí do của mình. Bởi vì thời gian làm việc đã được quy định trong điều khoản cam kết của hợp đồng của bạn và công ty nên việc liên lạc với cấp trên là hết sức cần thiết.

Việc liên lạc vào thời điểm “ngay khi nhận ra bạn không thể đi làm được” là rất quan trọng. Bởi nó giúp bạn và những người có liên quan chủ động hơn về thời gian, ví dụ như sẽ dời buổi họp lại ngày hôm sau hoặc biết cách trả lời khách hàng, lãnh đạo cấp cao khi có người tìm bạn 

Ví dụ trên chỉ là một ví dụ nhỏ nhưng nếu áo dụng ở những vấn đề lớn hơn, phạm vi lớn thì có tác dụng cực lớn. Một tập thể chỉ có thể vững vàng khi có sự hỗ trợ của tất cả các cá nhân trong đó. Do đó, tinh thần làm việc nhóm luôn được người Nhật cực kì quan tâm. Những thông tin hữu ích cần phải được chia sẻ cho nhau, chứ không chỉ giữ cho riêng cá nhân nào. Các bước thực hiện để hỗ trợ lẫn nhau như vậy chính là HORENSO.